Pengenalan Pengelolaan Informasi

 

”Knowledge is Power”. Pepatah ini sudah sering kita dengar, tapi Bill Gates ternyata tidak sependapat. Menurut Bill Gates dalam bukunya Business @ the Speed of Thought, informasi yang di-share-lah yang memiliki kekuatan dahsyat, karena informasi ini telah berubah dari informasi pasif (yang hanya berada di kepala masing-masing orang, ataupun yang tersimpan dalam file) menjadi informasi aktif, yaitu informasi yang bisa memberi nilai tambah bagi kegiatan misalnya bisnis perusahaan. Informasi sudah menjadi salah satu sumber daya dari sekian banyak sumber daya.

Berikut ini akan disampaikan beberapa pengertian informasi dari berbagai sumber.

1.      Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2.      Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3.      Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4.      Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

SUATU MODEL SISTEM INFORMASI

BERBASIS KOMPUTER

1. Model dari Computer Based Information System (CBIS)

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer – SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system) atau CBIS digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer (lihat gambar).

2. Organisasi Jasa Informasi

Perusahaan-perusahaan yang menggunakan komputer menyadari perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan sistem. Para spesialis informasi (information specialist) adalah pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.

Ada 5 spesialis informasi :

1)      Analis sistem (System Analyst), bekerjasama dengan pemakai mengembangkan sistem   baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang.

2)      Pengelola database (Database administrator), bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakainya

3)  Spesialis jaringan (Network specialist), bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebar.

4)     Programer, menggunakan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan

5)    Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti mainframe dan komputer mini.

3. Pengelolaan CBIS

Kecenderungan menuju End-User Computing

End-User Computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

End-User Computing berkembang karena :

a)      Meningkatnya pengetahuan tentang komputer, berbagai tingkatan manajemen, mulai tingkat bawah diisi orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.

b)      Antrian jasa informasi, para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan dengan yang dapat mereka tangani. Pemakai ingin mendapat layanan cepat.

c)      Perangkat keras yang murah.

d)      Perangkat lunak jadi; menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian computer untuk menerapkan sistem berbasis computer

Mencari Informasi

Dalam pengolahan data menjadi sebuah informasi, langkah pertama yang harus dilakukan adalah pengumpulan data itu sendiri. Disini dibutuh sebuah kejelian untuk mendapat data-data tersebut.

Pengumpulan data ini, dapat dilakukan dengan berbagai cara misal dengan observasi (pengamatan), angket dan lainnya. Namun saat ini yang paling sering adalah mencari informasi dengan melakukan searching dan browsing di internet, misalnya dengan memanfaatkan search engine.

Banyak situs-situs di internet yang menyediakan fasilitas search engine, contoh www.google.com , www.altavista.com , www.yahoo.com dan lain-lain.

Mengolah Informasi Menjadi Pengetahuan

Mengumpulkan informasi, bagi setiap pelaku orang baik seorang manajer, pengusaha maupun tenaga pendidik tentu menjadi kebutuhan yang tak bias dihindarkan. Sadar atau tidak, mereka senantiasa mencari data dan informasi bagi kebutuhan pengelolaan institusinya. Inilah yang sering disebut pengumpulan inteligen (intelligence gathering), yakni proses membuat pengetahuan atau rahasia yang tersembunyi menjadi aset dalam rangka meraih tujuan organisasi. Mengelola informasi agar menjadi pengetahuan yang bermanfaat bagi pengembangan individu atau lembaga, ternyata bukan langkah yang mudah.

Adapun tahap yang harus dilakukan dalam mengolah Informasi menjadi

pengetahuan adalah :

a. Cari

Setiap orang yang pernah melakukan pencarian informasi di internet tahu bahwa terdapat ratusan, bahkan ribuan sumber informasi untuk suatu tipe informasi tertentu. Langkah ini merupakan salah satu yang paling sulit dari menciptakan pengetahuan. Dari mana data Anda berasal?

b. Dapatkan

Terutama dengan metode search yang baku, adalah penting bahwa informasi didapatkan dari sumber yang orisinil dan penyusunnya harus sumber yang bisa dipercaya. Kumpulkan, dan periksa semua informasi, jangan hanya memilah‐milah saja.

c. Evaluasi

Setiap bit informasi harus dievaluasi dari segi kualitas, konteks dan umur (informasi memiliki usia manfaat sependek usia manfaat susu) dan dalam hubungannya dengan informasi ‐ informasi lain yang telah dikumpulkan. Sekali lagi pertimbangkan sumbernya.

d. Susun (Compile).

Salinlah informasi secara benar. Informasi bisa memiliki banyak corak. Ini bukan lelucon. Akurasi sangat penting. Sebagai contoh, seorang reporter sindikasi nasional menyusun informasi mengenai penyelamatan dana perwalian jaminan sosial. Dia melaporkan bahwa 2 persen kenaikan dalam withholding tax jaminan sosial sudah cukup uotuk menyelamatkan dana tersebut. Hanya,ada sedikit masalah karena kesalahan penyusunan dia kehilangan faktor sebesar 15. Dengan kata lain, withholding tax seharusnya dinaikkan 30 persen untuk menyelamatkan dana yang dimaksud. Kesalahan kecil telah merusak seluruh artikel.

 e. Pahami.

Informasi tidak langung memiliki arah. Informasi memiliki arti berbeda untuk setiap orang, karena mereka memiliki perspektif tersendiri, setiap orang memiliki tujuan tersendiri, agenda tersendiri dan latar belakang yang berbeda‐beda. Semua hal tersebut mempengaruhi pemahaman seseorang atas informasi.

f. Analisis.

Untuk mencapai satu tingkat lebih tinggi dari hanya memahami data, Anda harus mengevaluasi informasi dalam hubungannya dengan semua faktor lain: pengetahuan umum, standar industri, hubungan, kecenderungan untuk berubah, dan lain sebagainya.

g. Simpulkan.

Informasi harus dikonsolidasikan. Seorang tenaga penjualan mungkin mendapatkan ratusan halaman informasi dan mesti menguranginya menjadi satu halaman kesimpulan. Apa kesimpulan yang tepat?

h. Sebarkan / distribusikan.

Informasi harus sampai ke orang‐orang yang tepat. Ini merupakan masalah besar dalam perusahaan dan barangkali merupakan langkah yang paling sulit dari 10 langkah mengubah informasi menjadi pengetahuan. Isu ini bisa memakan satu buku, sebagian besar diantaranya berpusat pada hubungan antar pribadi. Informasi, khususnya informasi terkustominasi, bisa sangat berharga dalam organisasi. Karenanya informasi semacam ini bisa dilindungi, diperdagangkan, ditahan, disembunyikan, dihias atau diolah dalam struktur tertentu.

i. Bertindaklah berbasis informasi.

Banyak buku telah ditulis mengenai pentingnya membuat keputusan dan banyak buku juga telah ditulis mengenai pemanfaatan informasi, data, dan pengetahuan dalam keputusan‐keputusan tersebut. Apa yang membuat sebuah keputusan memiliki basis yang baik?

j. Gabungkan, pelihara, perbaharui.

Informasi bersifat dinamis dan hidup. Informasi harus disimpan, dikelola, dipelihara dan diperbaharui secara terus‐menerus. Informasi mesti diawetkan bersama data‐data dan pendapat‐pendapat lain. Informasi harus disegarkan. Data‐data lama harus dibuang (kecuali analisis tren). Baru kemudian informasi bisa menjadi pengetahuan. Informasi boleh menjadi usang, tapi pengetahuan harus terus menguat

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Sistem Informasi Berbasis Komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer.

Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer.

Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer‐based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan misalnya dalam rangka pengambilan keputusan‐keputusan stategis.

Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan. Di tengah lajunya kemajuan industri yang berbasis teknologi telekomunikasi dan informatika, informasi yang cepat dan akurat semakin menjadi kebutuhan pokok para decission maker. Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan. Sedangkan suatu sistem informasi bertujuan untuk memasok segala kebutuhan informasi bagi mereka yang membutuhkannya. Sistem informasi yang tepat akan membantu kebijakan level manajerial dalam hal program‐program dan rencana‐rencana operasional serta sasaran yang akan dicapai misalnya oleh organisasi atau perusahaan.

Budaya Menulis Melalui Blog dan Manfaatnya

Blog merupakan salah satu media yang memberikan kesempatan kepada setiap pengguna internet membudayakan menulis aktivitas yang dilakukan. Blog termasuk kategori web2.0, karena pada blog terdapat unsur kolaborasi antar pengunjung melalui berbagai fitur seperti komentar, shoutbox. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dari blog antara lain :

a)      Knowledge Sharing. Blog bisa menjadi sangat bermanfaat jika diisi dengan pengetahuan yang bermanfaat buat orang banyak. Dengan blog, semua orang bisa dengan mudah mengeksternalisasikan pengetahuan yang dimilikinya ke dunia maya (internet). Sehingga dengan begitu pengetahuan yang dimilikinya itu bisa di‐share ke orang lain dan menjadi bermanfaat buat orang yang membutuhkannya.

b)      Bridge Blogging. Blog bisa mengkomunikasikan sesuatu dengan dengan bahasa santai tetapi tetap terarah. Misalkan menceritakan kondisi suatu daerah yang memiliki daya tarik yang luar biasa bagi para pelancong baik domestik maupun mancanegara. Bridge blogging mampu menampilkan wajah sebenarnya dari suatu keadaan, tanpa ada yang ditutup‐tutupi, tanpa polesan disana‐sini.

c)      Ground Voice, Suara Akar Rumput. Dengan blog, orang dapat dengan leluasa menuliskan pendapatnya tentang suatu hal. Opini‐opini yang muncul dari blogosphere kemudian bisa menjadi sebuah opini yang kuat yang mampu menunjukkan bagaimana sebenarnya pendapat masyarakat tentang suatu hal. Selama ini opini umum yang berkembang di masyarakat selalu dikendalikan oleh pihak media‐media yang sudah besar dan berpengaruh. Kondisi sekarang ini hampir semua media didunia sudah kehilangan objektifitasnya. Banyak media yang sengaja dibuat oleh kelompok‐kelompok tertentu untuk mengendalikan opini umum yang berlaku dimasyarakat. Dengan blog, opini umum yang berkembang bisa dikendalikan langsung oleh individu‐individu yang terlibat. Dengan begitu, opini yang terbentuk adalah opini yang jujur langsung dari setiap individu dari masyarakat, tanpa dimanipulasi terlebih dahulu oleh pihak media.

d)   Idea Incubation. Biasanya jika seseorang mempunyai suatu ide yang tidak langsung direalisasikan. Bahkan biasanya ide yang muncul dalam otaknya terpendam sekian lama untuk proses pematangan ide, seiring berjalannya waktu, akan muncul konsep‐konsep pelengkap dari ide tersebut. Juga tidak dipungkiri biasanya suatu ide yang muncul dalam diri seseorang tidak akan direalisasikan jika tidak ada orang yang mendukung idenya tersebut. Oleh karena itu, jika suatu ide muncul dalam diri kita, akan sangat bagus kalau kita menginkubasikan ide tersebut selama beberapa lama sambil men‐share ide tersebut ke beberapa orang yang mungkin akan mendukung ide yang kita miliki. Setelah proses inkubasi tersebut, kita akan mendapatkan ide yang matang dan kita juga siap untuk merealisasikan ide tersebut dengan dukungan dari orang‐orang yang terlibat dalam proses inkubasi ide kita sebelumnya. Blog bisa berperan sebagai tempat untuk meng‐inkubasikan ide yang kita miliki dan sangat memungkinkan berbagi dengan orang lain untuk memberikan tambahan ide dan juga dukungan buat kita untuk merealisasikan ide.

Lanjutkan Membaca ...